Курс повышения квалификации: "Организация эффективного документооборота и современные технологии делопроизводства организации"

Блок 1 (16 ак. часов)

Нормативно-правовая база делопроизводства

• Нормативно-методическая основа современного делопроизводства. Четырехуровневая система нормативной документации.

• Требования к оформлению документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Определение состава реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Понятие – юридическая сила документа.

Управленческая документация

Виды и классификация управленческой документации.

Назначение и подготовка документов различных систем документации:

• организационные документы;

• распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы);

• деловая переписка как средство эффективного внешнего коммуникативного взаимодействия;

• коммерческая переписка;

• документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки; заявки);

• особенности оформления и организации работы с договорной документацией;

• иные виды ОРД.

Вопросы внедрения электронного документооборота в организации

• Зачем нужны системы электронного документооборота.

• Какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот.

• Основные задачи, решаемые системой электронного документооборота.

• Критерии готовности предприятия к внедрению системы электронного документооборота.

• Отдельные проблемы внедрения системы электронного документооборота.

Организация эффективного документооборота

• Потоки документов в организации.

• Организация оптимальных маршрутов движения входящих, исходящих и внутренних документов.

• Организация контроля за исполнением и движением документов.

• Оптимизация документооборота за счет внедрения системы электронного документооборота.

Регистрация и учёт документов. Построение поисковой системы

• Формы регистрации документов, правила регистрации. Отличие регистрации от учета документов.

• Построение информационно-поисковой системы по документам.

Систематизация документов и организация их хранения

• Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. Включение электронных документов в номенклатуру дел.

• Основные признаки формирования дел. Организация текущего хранения документов.

• Экспертиза ценности документов. Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления.

• Назначение ЛНА. Общая характеристика нормативных документов, порядок разработки, утверждения и введения в действие. Актуализация документов.

• Значение раздела «Термины и определения».

Управление рисками в работе с документами как способ их минимизации

• Управление внешними рисками.

• Управление внутренними рисками.

Спикер: Подкорытова Галина Валентиновна, дипломированный документовед, член Гильдии Управляющих Документацией, автор статей по документационному обеспечению управления специализированных журналов, консультант в сфере делопроизводства.

Блок 2 (8 ак. часов)

1. Структура делового письма

• Обращение/приветствие

• Вступление: ее задачи и содержание, стандартные фразы

• Основная часть: задачи, правила, структура

• Резюмирующая часть письма: задачи, правила, содержание

• Заключительная часть: основные принципы, обороты, формула вежливости

• Подпись

2. Способы изложения содержания в деловом письме

• Этапы и методы построения делового письма

• Технология и концепция деловой переписки

• Лексика и построение предложений в деловом письме

• Варианты и выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения

• Регламентированные и нерегламентированные деловые письма

3. Этикет делового письма

• Способы изложения текста письма

• Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования, выражение благодарности, сожаления, сочувствия, приглашения, поздравления и др.

• Формулировки отказа

4. Язык и стиль делового письма

• Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке

• Языковые особенности официально-делового стиля

• Особенности употребления отдельных категорий слов в деловых письмах

• Особенности построения словосочетаний и предложений в текстах деловых писем

• Правила написания официальных наименований в текстах документов

• Стилистические приемы деловой переписки

5. Деловая переписка по электронной почте

• Отличия электронной переписки от классических деловых писем

• Правила ответа и пересылки

• Ключевые особенности e-mail переписки

Спикер: Калюжная Екатерина  Геннадьевна  - к.п.н.,  доцент Уральского федерального университета имени Первого президента России Б. Н. Ельцина.